Die digitale Transformation bestehender Geschäftsprozesse und Services steht ganz oben auf der Agenda von IT- und Fachabteilungen. Doch bei der Umsetzung solcher Transformationsprojekte prallen oft technische und fachliche Anforderungen aufeinander. Bestehende Prozesse und Services lassen sich meist nicht ein-zu-eins digitalisieren oder nur mit erheblichem Mehraufwand.
Ballast über Bord schmeißen
Dies wird deutlich, wenn man versucht während der Digitalisierung die Funktionalität und Abläufe aus den Altsystemen in der neuen Lösung abzubilden, ohne zu hinterfragen ob dies noch sinnvoll ist.
Oft wird an programmierten Individuallösungen festgehalten und noch aufwändiger deren Integration in neue Anwendungen durchgeführt. Insbesondere Fachabteilungen halten gerne an bestehenden Prozessen fest. Die Bereitschaft, etablierte und akzeptierte Abläufe zu ändern ist entsprechend gering, da zunächst kein direkter Nutzen erkennbar ist. Andererseits fehlen oft Know-how und Ressourcen, um dies zu bewerten. Dabei hebt ein Überdenken bestehender Prozesse die Potenziale der Digitalisierung:
Nutzen der digitalen Transformation:
• Vermeidung von Medienbrüchen
• Produktivitätssteigerung
• Bessere Nachvollziehbarkeit
• Schneller Informationsaustausch
• Mehr übergreifende Konformität in Prozessen und Abläufen
Regulatorik als Innovationstreiber
Die Anforderungen neuer regulatorischer Vorgaben von EZB und BaFin sind wesentliche Kostentreiber der Finanzbranche. Dabei besteht oft die Möglichkeit der Vereinfachung und Konsolidierung bestehender Abläufe, wenn man die Umsetzung der regulatorischen Vorgaben nicht isoliert, sondern ganzheitlich im Kontext zu den Umsystemen betrachtet.
Die daraus resultierenden Projekte bieten einen idealen Ansatz für Innovationen und die Digitalisierung von Prozessen in Rechnungswesen, Risikomanagement und Meldewesen. So bergen die Zusammenlegung oftmals heterogener IT-Systeme oder einzelner Komponenten, eine einheitliche Datenerhebung und -haltung sowie abgestimmte Prozesse ein großes Potenzial.
Das große Bild vor Augen
Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Services sollte man Abläufe von Ende-zu-Ende betrachten.
Ein gutes Beispiel sind Mobile-Apps, die ihren möglichen Kundennutzen durch einen reduzierten Funktionsumfang einschränken. Viele dafür notwendige Anwendungen im Hintergrund sind nur Insellösungen und nicht in die Mobile-Workflows integriert.
Oft ergeben sich Synergien und zusätzliche Optimierungspotenziale, wenn man flankierende und weiterführende Prozesse betrachtet. Dabei sollte der Fokus nicht auf mehr Funktionalität und Sonderwünschen der fachlichen Anwender, sondern auf Verschlankung sowie vereinfachten und automatisierten Abläufen liegen.
Eine beliebte Unart ist es zudem, bestehende Funktionalitäten und Abläufe von eigenentwickelten Anwendungen durch Customizing und Programmierung auf Standardsoftware zu übertragen. Hier entstehen schnell überladene Anwendungen, die die Fehler der Vergangenheit neu abbilden, anstatt sie zu beseitigen.
Einen Einblick wie Sie Ihre digitalen Transformationsprojekte erfolgreich umsetzen können, vermittelt das Seminar Informationstechnologie für Bankfachkräfte (https://frankfurt-school-pdf.data-room.de/downloads/pdfs/seminars_145d2c7c.pdf).
Viele bestehende Geschäftsprozesse in der Finanzbranche sind oftmals über Jahrzehnte gewachsen. Flankierende IT-Systeme sind in vielen Fällen entsprechend veraltet. Oft entschließen sich Unternehmen im letzten Moment alte Systeme abzulösen. Zum Beispiel bevor Hersteller nicht mehr am Markt sind, ausgelaufene Wartungsverträge zum unkalkulierbaren Risiko werden.
Bestehende Abläufe und Prozesse kritisch hinterfragen
Dies ist der ideale Ansatzpunkt für ein erfolgreiches digitales Transitionsprojekt, dem folgende Anforderungen zugrunde liegen können:
- Hinterfragen Sie gemeinsam mit dem internen Auftraggeber die Abläufe und Schritte in dem Geschäftsprozess.
- Greifen Sie auf die Erfahrungen von Mitarbeitern und Kunden zurück und bilden Sie alternative, verschlankte oder komplett neue Vorgehensweisen.
- Prüfen Sie den derzeitigen Ablauf des Geschäftsprozesses und die einzusetzenden Technologien auf ihre Sinnhaftigkeit im Kontext der Digitalisierung und damit auch Simplifizierung.
Best Practice: Besser alles neu machen
Ein typisches Beispiel ist ein Projekt in der Vermögens- und Depotverwaltung einer Bank: Das etablierte Workflow-System für die Archivierung und Weiterverarbeitung der Dokumente musste im Rahmen eines Obsolescence Mitigation-Projektes durch eine neue Software ersetzt werden. Die Fachseite forderte, dass mehr als 1000 OCR-Regeln für die automatisierte Verarbeitung von eingescannten Formularen und Faxen in der zukünftigen Anwendung neu umgesetzt werden. Ein extremer Aufwand, der durch einen neu aufgesetzten und konsequent digitalisierten und papierlosen Prozess für die Wertpapierabwicklung hätte vermieden werden können.
Fazit: Entwickeln Sie Anwendung lieber neu, gehen Sie andere Wege und seien Sie neugierig. Nutzen Sie die aktuellen Technologien und Konzepte wie Containerisierung und Microservices. Suchen Sie sich Partner, die Sie dabei unterstützen. Der Aufbau von internem Know-how ist wichtig, jedoch oftmals langwierig.
Einen Überblick zu aktuellen IT-Themen und Trends vermittelt das Seminar Informationstechnologie für Bankfachkräfte (https://frankfurt-school-pdf.data-room.de/downloads/pdfs/seminars_145d2c7c.pdf).
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wird von Mitarbeitern, aber auch Kunden oft argwöhnisch bis ablehnend betrachtet. Kritikpunkte wie Vernichtung von Arbeitsplätzen, mangelnder Datenschutz oder unzureichende Datensicherheit werden dabei genannt.
Wenn die direkt betroffenen Kunden und Mitarbeiter sowie die Entwickler gleichermaßen in den Prozess mit in die Gestaltung der Anforderungen eingebunden und diese auch konsequent nach deren Bedürfnissen und Anforderungen umgesetzt werden, erhöht sich die Akzeptanz des Ergebnisses Ihres digitalen Transformations-Projektes gewaltig. Dies bedeutet auch, dass man alle Beteiligten im Vorfeld auf diese Aufgabe durch Informationskampagnen, Schulungen und Workshops vorbereiten muss.
Nur wenn Entwickler und Anwender das gleiche Verständnis von Weg und Ziel ihrer „Digital Journey“ haben, führt dies auch zum Erfolg.